Sécurité et conformité
C'est la question que pose tout cabinet sérieux en deuxième rencontre, et c'est la bonne. Voici les réponses, écrites d'avance, sans détour.
Architecture
Ce n'est pas un détail technique, c'est le fondement de tout le reste. Vos données ne cohabitent pas avec celles d'un autre cabinet dans une même table avec une colonne pour distinguer les clients. Chaque cabinet a sa propre base.
Aucune requête d'un cabinet ne peut atteindre les données d'un autre, parce qu'elles ne sont pas au même endroit.
Vos données restent les vôtres et peuvent être extraites en entier si vous décidez un jour de partir.
Un incident chez un cabinet se traite sans toucher aux autres, et sans fenêtre d'arrêt collective.
Cadre québécois
La loi sur la protection des renseignements personnels impose des obligations concrètes aux cabinets. Phoenix fournit les mécanismes qui permettent de les respecter au quotidien.
Phoenix vous donne les outils, pas la conformité. La désignation de votre responsable de la protection des renseignements personnels, la rédaction de votre politique et la formation de votre équipe relèvent du cabinet.
Nous vous disons franchement où s'arrête notre part. Un fournisseur qui vous promet la conformité clé en main vous vend quelque chose qui n'existe pas.
Cadre québécois
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information encadre la valeur probante d'un document signé électroniquement. Une signature qui ne respecte pas ces exigences ne vaut rien devant un tribunal.
La signature est rattachée à une personne identifiée, pas à un simple clic anonyme.
Toute modification postérieure à la signature est détectable, ce qui préserve la valeur de preuve.
La marque de signature est inscrite dans le document lui-même, à l'endroit prévu.
Date, heure et parcours de signature consignés et reproductibles en cas de contestation.
Accès
Hébergement
L'hébergement se fait chez un fournisseur canadien. Vos renseignements personnels ne quittent pas le pays dans le cours normal des opérations.
Les échanges entre votre navigateur et la plateforme sont chiffrés de bout en bout.
Copies régulières permettant la restauration d'un cabinet sans affecter les autres.
Les opérations sensibles laissent une trace horodatée et attribuée à un utilisateur.
Les documents d'un cabinet sont rangés séparément de ceux des autres cabinets.
Extraction complète de vos données sur demande, dans un format exploitable.
Encadrement professionnel
Un cabinet inscrit auprès de l'Autorité des marchés financiers doit pouvoir démontrer ce qu'il a fait, quand et par qui. C'est là que la traçabilité cesse d'être une fonctionnalité pour devenir une obligation.
Historique des polices, des communications et des documents remis, conservé de manière ordonnée.
Chaque geste posé sur un dossier est attribuable à un utilisateur identifié et horodaté.
Les pièces demeurent accessibles pendant la période exigée, sans dépendre d'un classeur local.
Franchise
Nous sommes une petite entreprise québécoise qui construit un logiciel spécialisé. Nous ne sommes pas une multinationale avec un département de certification, et nous préférons vous le dire avant que vous le découvriez.
Si votre cabinet ou votre assureur partenaire a une grille d'évaluation des fournisseurs, transmettez-la. Nous la remplissons.