Phoenix Broker
Un dossier client par assuré, et tout dedans : les polices, les factures, les paiements, les tâches, les documents, les courriels et les échanges avec les assureurs. Ce qui suit est la liste complète de ce que la plateforme fait aujourd'hui.
Module 1
Tout part de là. Un assuré, un dossier, et l'historique complet de la relation, peu importe qui l'a servi et depuis combien d'années.
Module 2
De la souscription au non-renouvellement, avec tous les états intermédiaires que la vraie vie impose.
Habitation, automobile, entreprise, responsabilité, cautionnement. Chaque ligne porte ses propres champs et garanties.
Montants assurés, franchises, avenants de garantie et exclusions consignés ligne par ligne.
Répertoire des assureurs, coordonnées des souscripteurs, numéros de contrat et codes de courtage.
Dates d'effet et d'échéance suivies automatiquement, avec production des listes de renouvellement à venir.
Modification en cours de terme, calcul de la prime au prorata, avenant émis, numéroté et facturé du même geste.
File de travail des polices à renouveler, avec suivi de ce qui est parti chez l'assureur et de ce qui est revenu.
Prime, taxe, commission attendue et commission réelle, avec écart visible à la ligne.
Honoraires du cabinet, frais d'assureur, frais d'inspection et frais de placement non taxables, chacun traité selon sa règle fiscale.
Une note attachée à une garantie précise plutôt qu'au dossier entier, pour retrouver le contexte des années plus tard.
Module 3
C'est le module qui remplace le tableur parallèle. Il tient les factures, les encaissements, les crédits et le financement dans la même base que les polices.
Un client appelle pour savoir où en est son compte. La personne qui répond a la réponse à l'écran en trois secondes : les factures émises, ce qui a été payé, quand, par quel moyen, et ce qui reste.
En fin de mois, les chiffres du cabinet sortent du même système que les polices. Il n'y a rien à réconcilier entre deux sources, parce qu'il n'y a qu'une source.
Et quand un assuré demande à étaler sa prime, le financement se met en place sans quitter le dossier ni ressaisir quoi que ce soit.
Module 4
Le travail d'un cabinet, ce sont des relances, des documents en attente et des échéances. Phoenix les tient à la place des post-it et des rappels Outlook.
Une tâche peut appartenir à plusieurs personnes à la fois, avec suivi individuel de qui a fait sa part.
Le cabinet définit ses propres statuts en plus des statuts de base, qui restent protégés pour préserver la cohérence.
Une nouvelle affaire, un renouvellement ou une réclamation déclenchent une liste de contrôle préremplie.
Classement transversal des tâches par thème, campagne ou priorité, indépendamment du dossier.
Dates cibles, retards mis en évidence et file de travail personnelle pour chaque employé.
Une soumission reçue, une police émise ou un avenant traité peuvent créer la tâche de suivi correspondante.
Module 5
Le classeur réseau où personne ne retrouve rien, c'est la première chose que Phoenix remplace.
Module 6
Les assureurs transmettent leurs documents et leurs données par les formats normalisés de l'industrie. Phoenix les reçoit et les range.
Les fichiers EDI des assureurs sont analysés et décodés, y compris les particularités de mise en forme propres à chaque compagnie.
Les envois XML sont lus et leur contenu extrait, avec les documents rattachés à la police correspondante.
Chaque transmission trouve sa police et son dossier client, sans intervention manuelle de l'équipe.
Module 7
Un cabinet qui change de plateforme a une peur légitime : perdre son historique. Nous avons fait cette migration pour des cabinets complets, avec les factures historiques, les fichiers joints et les tâches en cours.
Module 8
Chaque écran et chaque action sont protégés. Un employé voit ce que son rôle permet, rien de plus.
Création, désactivation et changement de rôle, avec protection contre l'élévation de privilèges par un utilisateur non autorisé.
Plusieurs points de service sous le même cabinet, avec cloisonnement des accès si vous le souhaitez.
Assureurs, prêteurs, statuts, types de frais : vos référentiels se configurent sans passer par nous.
Comportement du cabinet réglé par groupes de paramètres, activables selon ce que vous utilisez réellement.
Les opérations sensibles laissent une trace horodatée et attribuée. Voir la sécurité.
La meilleure démonstration se fait avec vos propres données. Une heure suffit pour voir un client, une police et une facture circuler de bout en bout.